E-Mail-Flut vor Ferienbeginn verhindern: Erreichbarkeit klar kommunizieren / TÜV Rheinland: Verteiler möglichst klein halten / Abwesenheitsnotizen verhindern Kommunikationspannen

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Arbeitnehmer erhalten im Schnitt täglich 18 beruflich
bedingte E-Mails, jeder Zehnte sogar 40 Nachrichten und mehr. Tendenz
steigend. Vor den Sommerferien nimmt der digitale Briefverkehr
besonders zu – die letzten Projekte wollen vor der Abreise noch
abgeschlossen, Übergaben geregelt sein. Nach dem Urlaub wartet dann
der übliche Bearbeitungsstau im vollen Posteingang. Dabei lässt sich
die E-Mail-Flut vermeiden, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter
einfache E-Mail-Regeln befolgen. „Klare Kommunikationsrichtlinien
ermöglichen ein strukturiertes und damit effizienteres Arbeiten“,
betont Natalie Engst, Expertin für digitalen Arbeitsschutz bei TÜV
Rheinland. Entsprechende Standards zertifiziert TÜV Rheinland im
Modul „Digitaler Arbeitsschutz“ als Teil des Zertifikats
„Ausgezeichneter Arbeitgeber“.

Erst denken, dann senden

„Manchmal ist die beste E-Mail ist die, die man nicht verschickt“,
sagt Natalie Engst. Anstatt E-Mails hin und her zu senden, ließe sich
vieles schneller am Telefon oder im persönlichen Gespräch klären.
Muss es eine E-Mail sein, sollte der Empfängerkreis so klein wie
nötig gehalten werden. „Adressiert und in Kopie gesetzt werden
sollten nur jene, für die eine Nachricht wirklich lesenswert ist“,
rät die Expertin. Chats seien zwar praktisch für die schnelle
Kommunikation, ständige Benachrichtigungen könnten Kollegen aber beim
konzentrierten Arbeiten stören.

Filtern schafft Übersicht

Vor der Abreise empfiehlt es sich, eine Abwesenheitsnotiz im
eigenen E-Mail-Konto einzurichten. Diese sollte neben der Dauer der
Abwesenheit Kontaktsuchende mindestens darüber informieren, welche
Kollegen als Vertretung anzusprechen sind. So läuft keine Nachricht
ins Leere und das Postfach quillt nicht über. Wer den Überblick über
seine E-Mails behalten möchte, sollte sich Funktionspostfächer
anlegen. „Alle gängigen E-Mail-Programme können Nachrichten nach
Absender, Domain und Stichworten filtern. Das macht die Bearbeitung
großer E-Mail-Mengen leichter – und das nicht nur nach der
Urlaubszeit“, sagt TÜV Rheinland-Expertin Natalie Engst.

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