Studie identifiziert Ursachen für Produktivitätsschwund in Unternehmen

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(Infografik unter: http://we.tl/N7JBLq6Yam)

Überflüssige administrative Aufgaben, komplexe Prozesse,
ineffiziente Abteilungen und zu viele E-Mails hemmen die
Leistungsfähigkeit

Manager in Unternehmen verbringen wöchentlich fast zwei volle Tag
mit Verwaltungsaufgaben, die für Ihre Arbeit nicht essenziell sind,
so das Ergebnis einer Studie von ServiceNow (NYSE:NOW) und Lawless
Research unter 1.000 Führungskräften in den USA und England. Der
Anbieter von Enterprise Cloud-Lösungen folgert in seiner Studie
„Today–s State of Work: The Productivity Drain“, dass dies einen
erheblichen Einfluss auf Umsatz und Gewinn eines Unternehmens haben
kann, weil weniger Zeit für strategische Aufgaben bleibt und mehr
Mitarbeiter benötigt werden.

Ziel der Umfrage war es, die Effizienz von Werkzeugen und
Prozessen in Unternehmen zu untersuchen. Dabei wurde unter anderem
gefragt, welchen Einfluss diese auf die individuelle Effizienz oder
die eines Teams haben. Im Fokus standen vier unternehmenstypische
Prozesse und Dienste: das Anlegen eines neuen Mitarbeiters, das
Eröffnen einer Purchase Order, die Anfrage nach technischer
Unterstützung und das Bestellen von Marketingmaterialien. Die
Ergebnisse waren über alle Demografien hinweg einheitlich.

„Information Worker“ verbringen genauso viel Zeit mit
überflüssigen Aufgaben wie mit produktiver Arbeit:

– Neun von zehn Führungskräften erbringen unabhängig von
Unternehmensgröße und Jobfunktion administrative Aufgaben
außerhalb ihres eigentlichen Tätigkeitsbereichs.
– Dazu zählen Status-Updates, das Ausfüllen von Formularen,
Supportanfragen oder das Aktualisieren von Tabellen.
– Durchschnittlich verbringen sie damit pro Woche mehr als 15
Stunden, also zwei ganze Arbeitstage. Bei 20 Prozent sind es
sogar drei oder mehr Tage.
– Daraus resultiert, dass jedem Zweiten die Zeit für
strategischere Initiativen fehlt.

Die genutzten Werkzeuge sind für die anfallenden Aufgaben
ungeeignet:

– Über 80 Prozent der Studienteilnehmer verlassen sich
hauptsächlich auf ineffiziente, manuelle Tools und Methoden wie
E-Mail, Telefonate und persönliche Treffen, um ihre Aufgaben zu
erledigen.
– Die E-Mail wird laut Studie am häufigsten genutzt, um eine
Purchase Order (53 Prozent) zu eröffnen und für das Onboarding
neuer Mitarbeiter (46 Prozent).
– Fast die Hälfte der Befragten bestätigte, dass es ihre
Produktivität verringert, wenn E-Mails und Tabellen als
Verwaltungsmittel für die anfallende Arbeit genutzt werden.
– Weniger als zehn Prozent setzen auf Automation, um die Effizienz
bei wiederkehrenden Aufgaben zu steigern.
– Selbst größere Unternehmen und Technologie-affine Bereiche wie
die IT nutzen noch immer dieselben Tools.

„Die E-Mail war nie dafür gedacht, Geschäftsprozesse eines
Unternehmens zu steuern“, sagt Dave Wright, Chief Strategy Officer
bei ServiceNow. „Vielmehr wurde das Kommunikationsmittel
zweckentfremdet, um Lücken in bestehenden Systemen zu stopfen.“

Die Produktivitätseinbußen basieren auf der Komplexität von
Geschäftsprozessen und Wechselwirkungen zwischen den Abteilungen:

– Über 90 Prozent bestätigten, dass die Ineffizienz einer anderen
Abteilung direkten Einfluss auf ihre individuelle
Leistungsfähigkeit oder die des Teams hat.
– Durchschnittlich haben die Befragten mit vier unterschiedlichen
Abteilungen zu tun, um unternehmenstypische Dienste nutzen zu
können.
– Über 30 Prozent bestätigten, dass in das Onboarding eines neuen
Mitarbeiters in der Regel zwischen fünf und zehn Abteilungen
involviert sind.
– In jedem dritten Unternehmen sind über zehn individuelle
Aktivitäten wie E-Mails oder Telefonate nötig, um
sicherzustellen, dass die Firma für den ersten Arbeitstag eines
neuen Angestellten gerüstet ist.

„Alle sind sich einig, dass die Produktivität von der Qualität der
internen Geschäftsprozesse abhängt. Die Studie zeigt jedoch, dass
diese Prozesse eher einem Labyrinth ähneln“, sagt Wright. „Eine gute
Übersicht darüber, wann Arbeit ansteht und ob diese effizient
erledigt wird, fördert hingegen die Effizienz des ganzen
Unternehmens.“

Die Auswirkungen setzen sich exponentiell im Unternehmen fort:

– Der Aufwand für überflüssige Aktivitäten und umständliche
Prozesse entspricht in einem Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern
jährlich bis zu vier Millionen Stunden. Dies entspricht 2.000
Vollzeitangestellten.
– In den USA geben Unternehmen pro Jahr 575 Milliarden US-Dollar
dafür aus.
– Dies entspricht 3,3 Prozent des Bruttoinlandsprodukts der
Vereinigten Staaten oder etwa dem Jahresgewinn der 50 größten
amerikanischen börsennotierten Unternehmen.

Angestellte wären mit einer nutzerfreundlichen Technologie im
Beruf produktiver:

– Dreiviertel der Befragten sind der Meinung, das Arbeitsprozesse
und -systeme so intuitiv sein sollten wie die Werkzeuge, die sie
privat kennen und nutzen.
– Sie erwarten die Einfachheit, Kontrolle und Transparenz, die sie
von beliebten Online- Diensten aus dem Privatleben kennen.
– 90 Prozent erwarten, dass die Automatisierung dieser
ineffizienten Prozesse sie produktiver machen würde.

Diese Probleme lassen sich lösen:

– Unternehmen können ihre internen Geschäftsprozesse leicht
vereinfachen und automatisieren
– Lässt sich ein Prozess vom Request über die Freigabe bis hin zur
Umsetzung abbilden, können Unternehmen praktisch jeden
Geschäftsprozess automatisieren – sei es in der Personal- oder
Rechtsabteilung, im Rechnungswesen, der IT oder dem Marketing.
– Mithilfe der Automatisierung lässt sich identifizieren, wo Zeit
verschwendet wird und wo Prozesse verbessert werden können.
– Wird auf Servicemanagement-Software gesetzt, können Unternehmen
E-Mails, Telefonate und Tabellen durch automatisierte Abläufe
ersetzen, die so einfach sind wie die Prozesse, die privat
genutzt werden.

„Diese Studie zeigt die Zukunft der Arbeit – von Werkzeugen für
die individuelle Produktivität bis hin zur Automation, um
Geschäftsprozesse zu führen“, sagt Wright. „Die Technologie hierfür
gibt es bereits und die Early Adopters weisen den Weg.“

Studienmethodik

ServiceNow hat Lawless Research beauftragt, eine Studie zu
entwickeln und durchzuführen, die untersucht, wie Unternehmen mit
mindestens 500 Mitarbeitern heute arbeiten. Im Zeitraum vom 10. bis
15. März 2015 haben 915 Führungskräfte, die mindestens einen
Mitarbeiter unter sich haben, die zehnminütige Online-Umfrage
absolviert (610 in den USA und 305 in Großbritannien).

Pressekontakt:
LEWIS PR
Alexander Fuchs/Conrad Bautze
ServicenowGermany@lewispr.com
+49 (0) 89 / 17 30 19 – 21/-57

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