Übertriebenes Projektcontrolling zeigt Misstrauen

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Ein Projektsponsor möchte über den aktuellen Stand seines Projekts auf dem Laufenden gehalten werden. Dies ist verständlich, doch im gleichen Atemzug auch schnell ein Zeichen von Misstrauen, wenn das Projektcontrolling stark übertrieben wird. Im Folgenden wird erläutert, welche Auswirkungen übertriebene und spürbare Kontrollen haben. Der offenkundige Mangel an Vertrauen wird noch deutlicher, da sich die Anforderungen an verschärftes Projektcontrolling und die Aufwendungen für Berichte, sowie deren Umfang immer weiter erhöhen. “Big Brother” kommt beim Projektteam nicht gut an und kann sich sogar insofern negativ auswirken, dass das Team jegliche Freude an diesem Projekt verliert und sich durch ein solches Projektcontrolling benachteiligt fühlt. Tritt dieser Prozess ein, kann dies ein ganzes Projekt gefährden und seinen erfolgreichen Abschluss ausbleiben lassen. Um gleichermaßen den Wünschen des Sponsors zu entsprechen und dem Projektteam kein offenkundiges Misstrauen zu zeigen, kann ein Coaching helfen das richtige und sinnvolle Maß an Projektcontrolling zu finden. Der Projektleiter kann sich, so viel steht fest, den Anforderungen des Projektsponsors nicht einfach entziehen und muss das Projektcontrolling entsprechend seiner Auflagen durchführen.

Um die Kontrolle nicht in den Fokus des gesamten Projekts zu stellen, kann der Projektleiter mit dem entsprechenden Coaching in wenigen Schritten effizient den Projektstatus berichten und gleichzeitig dem Projektteam Vertrauen schenken, damit das Projekt mit Freude durchgeführt werden kann. Wenn sich der Projektleiter aufgrund der kurzen Abstände für seinen Report an den Sponsor mehr um das Projektcontrolling als um das eigentliche Projekt kümmert, wird dies immer zu einem negativen Ergebnis führen. Offenkundig ist in einem solchen Fall, dass sich die gesamte Projektorganisation verändert und nicht mehr auf das Projektziel, sondern auf das Projektcontrolling und die Einhaltung der Abstände für Reporte ausgerichtet ist. Taucht auch noch der Sponsor auf und spricht ohne das Wissen des Projektleiters mit dem Projektteam, ist das Controlling ausgeufert und das Projekt in wirklicher Gefahr. Ein Coaching kann hier für eine Abwendung der Probleme sorgen und den Fokus wieder auf den wichtigsten Faktor, nämlich das effiziente Erreichen des Projektziels lenken.

Wenn das Team, der Sponsor und der Projektleiter nicht an einem Strang ziehen und sich das Hauptaugenmerk auf eine “Big Brother” gleiche Überwachung konzentriert, ist jedes Projekt in Gefahr. Ein Coach kann hier für die Vermittlung sorgen und eine Vereinigung von Projektcontrolling im entsprechenden Maß und dem eigentlichen Projekt sorgen. Anstatt das Projektteam –bespitzeln– zu müssen und jeden Schritt im Bericht festzuhalten, wird sich durch ein Coaching das Projekt wieder den wirklich wichtigen Aspekten zuwenden und effizient laufen.

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