Was gehört in die Personalakte?

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Jedes Unternehmen sammelt im Laufe eines Arbeitsverhältnisses ganz selbstverständlich Informationen und Unterlagen über seine Mitarbeiter: Diese werden in der Personalakte aufbewahrt. Daher stellt die Personalakte ein sensibles Thema zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer dar. Und deshalb sollten Firmen genau wissen, wie sie mit den Unterlagen umzugehen haben. Die wichtigsten Regeln kennt die D.A.S. Rechtsschutzversicherung.

„In die Personalakte darf nur hinein, was für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung ist“, weiß Anne Kronzucker, Juristin der D.A.S. Rechtsschutzversicherung. Zwar gibt es keine rechtlich verbindliche Regelung bezüglich Form und Inhalt. Der Arbeitnehmer hat jedoch ein Recht auf den Schutz seiner Privatsphäre. Zusätzlich sollte das Unternehmen daran interessiert sein, die Akte möglichst dünn zu halten, denn: „Es geht nicht darum, möglichst viele Informationen über den Mitarbeiter zu sammeln, sondern all diejenigen zusammen zu fassen, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind“, so die Expertin.

Was ist für die Stelle wichtig?
Üblicherweise gibt es pro Arbeitnehmer eine Akte, in die alle Unterlagen gehören, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen: Das sind, neben den Bewerbungsunterlagen einschließlich der Zeugnisse, auch der Arbeitsvertrag und der Personalbogen. Er enthält eine Übersicht über die Stammdaten des Mitarbeiters. Ebenfalls relevant sind alle Dokumente, die für die Position wichtig sind, wie die Stellenbeschreibung, eine Kopie der Fahrerlaubnis oder ggf. des Schwerbehindertenausweises. Und: „Auch alle finanziellen Details sollten in der Personalakte hinterlegt werden“, rät die D.A.S. Juristin. Also die Anmeldung bei der Krankenkasse, der Nachweis über monatliche Kassenbeiträge und vermögenswirksame Leistungen, zudem die Lohn- und Gehaltsbescheinigungen.

Was passiert während der Zusammenarbeit?
Die meisten dieser Bescheinigungen werden zu Beginn der Zusammenarbeit in die Akte gegeben. Doch auch im Laufe des Arbeitsverhältnisses kommen immer wieder Dokumente dazu: Etwa die Zeugnisse von Weiterbildungsmaßnahmen oder eventuelle Änderungen des Vertrages (zum Beispiel bei der Umstellung auf Teilzeit). Werden im Unternehmen regelmäßige Mitarbeitergespräche durchgeführt und Personalentwicklungspläne berücksichtigt, gehören Aufzeichnungen darüber natürlich ebenfalls in die Personalakte.
Nicht immer ist man als Vorgesetzter zufrieden mit dem Verhalten des Mitarbeiters. Manche Fälle erfordern disziplinarische Maßnahmen. „Auch eine Abmahnung sollte in der Personalakte dokumentiert werden“, so Anne Kronzucker. Wichtig zu wissen: Wenn der Betroffene dieser Abmahnung schriftlich widerspricht, dann muss diese Gegendarstellung ebenfalls aufgenommen werden. „Eine rechtliche Regelung über die Aufbewahrungsfrist von Abmahnungen
gibt es nicht“, darauf weist die Juristin in diesem Zusammenhang hin. „Allerdings erledigen sich erteilte Abmahnungen nach einer gewissen Zeit von selbst.“ Abhängig vom Vorfall und von der Schwere der Pflichtverletzung kann der Arbeitnehmer daher in der Regel nach zwei bis fünf Jahren ihre Entfernung aus der Akte verlangen. Auch andere brisante Inhalte, wie Gehaltspfändungs- und Überweisungsbeschlüsse gegen den Arbeitnehmer, sind Teil der Personalakte.

Was nicht hinein darf
Nachweisbar unberechtigte, falsche oder entwürdigende Unterlagen, wie z. B. unberechtigte Abmahnungen oder anonyme Anschuldigungen von Kollegen, dürfen dagegen nicht aufbewahrt werden. Auch die Dokumentation persönlicher, politischer oder religiöser Interessen des Mitarbeiters in der Akte ist nicht zulässig. Das gilt übrigens selbst dann, wenn diese, etwa durch einen Zeitungsartikel, öffentlich bekannt werden sollten. Ob der Mitarbeiter sich am Wochenende als Fallschirmspringer betätigt oder jeden zweiten Abend in den Kegelclub geht, ist für das Arbeitsverhältnis nicht von Belang. Aus Gründen der ärztlichen Schweigepflicht dürfen auch die allgemeinen Unterlagen des Betriebsarztes nicht in der Personalakte verwahrt werden.

Datenschutz und Einsicht
Da die Personalakte sehr viele sensible Informationen enthält, gehört es zur Pflicht des Unternehmens, sie so sorgfältig aufzubewahren, dass außer den mit der Personalarbeit betrauten Mitarbeitern und den direkten Vorgesetzten kein Unbefugter Zugang hat. Sind in der Personalakte spezielle und private Gesundheitsdaten enthalten – zum Beispiel über Entziehungskuren des Mitarbeiters – sind diese darüber hinaus gesondert zu sichern, etwa in einem geschlossenen Umschlag (so das Bundesarbeitsgericht, Az. 9 AZR 271/06). Um die Einhaltung des Datenschutzes zu gewährleisten, muss ein Betrieb, in dem mindestens 20 Personen mit der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Dies gilt ohne eine bestimmte Mitarbeiterzahl auch für jeden Betrieb, der Personaldaten in automatisierter Form verarbeitet. Ist es betriebsbedingt notwendig, Teile der Akte an verschiedenen Orten im Betrieb aufzubewahren, ist dies in der jeweiligen Stammakte zu vermerken.
Jeder Mitarbeiter hat jedoch das Recht auf Einsicht in seine Personalakte: „Der Mitarbeiter kann, theoretisch so oft er will und ohne besondere Begründung, Einsicht in seine Akte fordern. Er kann ein Mitglied des Betriebsrates dabei hinzuziehen“, erklärt die Expertin der D.A.S. Laut Betriebsverfassungsgesetz ist er auch berechtigt, dem Inhalt eigene Erklärungen hinzuzufügen und Kopien oder Abschriften anzufertigen. „Das Recht zur Einsicht können Arbeitnehmer während ihrer regulären Arbeitszeit ausüben.“

Aufbewahrungspflicht?
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird die Personalakte nicht automatisch und sofort gelöscht bzw. vernichtet. Unternehmen dürfen die Akte so lange aufbewahren, wie es für berechtigte Verwendungszwecke (z.B. zur Ausstellung von Arbeitszeugnissen oder zur Abwendung von Rechtsansprüchen des ausgeschiedenen Arbeitnehmers) notwendig erscheint. Besteht nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Verjährungsfristen (Buchungsbelege etwa sind nach der Abgabenordnung zehn Jahre lang aufzubewahren) keine Notwendigkeit mehr zur Aufbewahrung, sind die Unterlagen unverzüglich durch das Unternehmen zu vernichten.

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