1. Strategie und Zielsetzung
– Bedarfsanalyse durchführen: Welche IT-Dienste und Anwendungen sollen neben der Kanzleisoftware in der Cloud verfügbar sein?
– Kostenanalyse erstellen: Vergleich der Kosten zwischen On-Premises und Cloud (z. B. Hosting, Wartung, Lizenzkosten, Neuanschaffung, Zeitaufwand der Betreuung, Arbeitsplatz-Computer müssen weniger Leistung haben (günstiger) da Rechenleistung in der Cloud erfolgt).
– Langfristige Strategie definieren: Skalierbarkeit, Erweiterbarkeit und zukünftige Bedürfnisse berücksichtigen. Insbesondere KI-Lösungen/-Erweiterungen für die Kanzleisoftware sollten in der Cloud verfügbar und smart angebunden sein.
2. Rechtliche und Datenschutz-Aspekte
– Prüfung der DSGVO-Konformität: Ist der Cloud-Anbieter DSGVO-konform?
– Rechenzentrum: Ist das Rechenzentrum nach DIN EN ISO 27001 zertifiziert?
– Datenübertragungsvereinbarungen: Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) mit dem Cloud-Anbieter.
– Speicherort der Daten: Sicherstellen, dass Daten in Deutschland gespeichert werden.
– Rechtsanwaltsgeheimnis: Überprüfung, ob der Anbieter die Sicherheit für Berufsgeheimnisträger gewährleistet.
3. Technische Planung
– Bestandsaufnahme der IT-Infrastruktur: Welche Hardware, Software und Dienste werden aktuell genutzt?
– Kompatibilität prüfen: Sind bestehende Anwendungen mit der Cloud-Plattform kompatibel und können dorthin übernommen werden?
– Sicherheitsanforderungen festlegen: Für ausreichende Verschlüsselung und Sicherheit sorgen.
– Netzwerkanforderungen prüfen: Verfügbarkeit der Internetbandbreite prüfen und ggf. Upgraden.
4. Auswahl des Cloud-Anbieters
– Anbieter evaluieren: Am besten eignen sich spezialisierte Anbieter für Rechtsanwälte.
– Dienstleistungsumfang: Welche Services (z. B. Backup, Monitoring, Update und Wartung der Kanzleisoftware) bietet der Anbieter an?
– Sicherheitszertifikat und Standard prüfen: ISO 27001-Zertifizierung und redundante Standorte in Deutschland sollten verfügbar sein – ebenso eine 100%ige EU-DSGVO-konform
– Kundensupport: Verfügbarkeit und Qualität des Supports prüfen.
5. Migrationsplanung
– Kanzleidatenbestand: Alle Aktendaten inkl. Termine, Fristen, Beteiligte Personen, Abrechnungen und Dokumente, müssen in der Kanzleisoftware in der Cloud verlässlich vorhanden sein.
– Datenklassifikation: Kritische, sensible und weniger wichtige Daten identifizieren. Tipp: Bei dieser Gelegenheit, lässt sich auch gleich eine Datenbereinigung durchführen.
– Backup erstellen: Vollständige Sicherung aller Daten vor der Migration. Am besten wird dies vom Cloud-Dienstleister gewährleistet.
– Zeitplan erstellen: Festlegung von Ausfallzeiten und Kommunikationsplan mit den Mitarbeitern. Hier sollte der Cloud-Dienstleister federführend sein.
6. Sicherheitsmaßnahmen
– Identitäts- und Zugriffsmanagement: Rollenbasierte Zugriffsrechte definieren und implementieren.
– Verschlüsselung aktivieren: Datenverschlüsselung für Speicherung und Übertragung sicherstellen.
– Backup und Wiederherstellung: Automatische Backups und Notfallpläne einrichten.
– Bei allen drei vorangegangen Punkten sollte der ausgewählte Dienstleister ein entsprechendes Konzept vorweisen.
7. Schulung und Anpassung
– Mitarbeiterschulungen: Einführung in die Nutzung der Cloud-Umgebung sowie Sicherheitsrichtlinien.
– Dokumentation bereitstellen: Anleitungen zur Verfügung stellen.
– Supportstruktur aufbauen: Interne und externe Ansprechpartner für IT-Probleme definieren.